Krępująca kontrola kosztów

Pisałem kiedyś o dyktacie business case oraz o wydumanych zapytaniach ofertowych. Dziś popijam sobie browarek, przeglądam zaległości w czytaniu RSS-ów i naszło mnie na wynurzenia o kolejnej potencjalnej patologii, czyli forsowaniu dokładnej kontroli kosztów. Pretekstem jest tekst "Beware the Cult of ROI".

Każdy wydatek powinien być opłacalny... myśl ta brzmi sensownie. Ale jak sprawdzić, czy jest opłacalny? Można wdrożyć monitoring kosztów. To również brzmi sensownie. :-) Problem pojawia się wtedy, gdy monitoring kosztów sam z siebie generuje narzut, a więc koszty. Koszty wsparcia systemów, zasobów ludzkich zaangażowanych w utrzymanie i raportowanie, koszty opóźnień w projektach, wreszcie trudne do uchwycenia koszty jak spadek morale pracowników, jeśli system staje się uciążliwy.

Taki problem jest dobrze znany w skali państwa (fiskalizm): "Ściąganie podatków w Polsce jest drogie".
Schodząc na poziom firmy, możemy mieć następującą sytuację: w ramach projektu trzeba zakupić serwery i oprogramowanie za kwotę około 100 tys. PLN. Co robimy? Przetarg. Po co? Gdyż uzyskamy niższą cenę.

O ile niższą cenę uzyskamy? O 3 tys. PLN? A może o 9 tys. PLN? Może. Kwota nie taka znów mała. Co jednak stracimy? Czas. A czas to pieniądz. ;) Na takim mini przetargu spokojnie możemy mieć kilka tygodni "do tyłu". To mogą być konkretne, utracone korzyści biznesowe. Do tego tracimy pracę ludzi. Dokładne przygotowanie zapytania ofertowego, rozesłanie, zebranie odpowiedzi, ocena—to wszystko nie robi się samo.

Jest też druga strona medalu—poluzowanie kontroli może skończyć się wywalaniem kasy na lewo i prawo i nieuzasadnionym wzrostem kosztów w całej organizacji w perspektywie kilku lat. Finanse tylko dzielnie bronią nas przed takim czarnym scenariuszem. ;-)

Kluczowe wydaje się zachowanie zdroworozsądkowego balansu. Jeśli ktoś jest już obdarzony zaufaniem i budżetem, nie ma sensu dodatkowo krępować jego wydatków. Zwłaszcza jeśli są ułamkiem tegoż budżetu, który ktoś kiedyś przyznał i dotyczą projektu, który ktoś kiedyś zlecił i zaakceptował. ;)